行政改革!「みんなの役所」への道

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懇親会で風通しの良い職場作り

 先日の記事で紹介した局の懇親会で風通しをよくする作戦を進めています。しかし風当たりが強くて苦戦しています。
 もともと局の懇親会は管理職会議で提案され、反対多数で否決された経緯があります。そして言い出しっぺの方から、私に幹事の依頼が来ました。それで組合のネットワークを活用し、各部署の組合担当を中心に運営チームを立ち上げようとしたところ、今度は組合員から猛反発を受けました。これにはビックリしました。反発の理由は、今まで職場の飲み会で嫌な思いをした人が多いこと。そして飲み会が有ると、参加しなければいけないというプレッシャーを感じる人が多いこと。この二つのようです。丁度懇親会を風通しのよい職場作りのきっかけにしたいと考えていたので、ますますこれは何とかしないといけないな、と思いました。去年この局の私の友人が鬱になったのを思い出しました。それに職場の風通しがよく、仕事を改善する意見を言ったり、議論ができることは役所を良くするためにも非常に大切です。
 今度は組合の関与を無くし、個人として、局全体に運営を手伝ってくれるメンバーを募集しました。懇親会のコンセプトは、参加を望まない人が気軽に辞退でき、かつ、できるだけ多くの人が楽しめる懇親会です。運営には7人の有志の協力が得られることになりました。
 なんの工夫もなく懇親会を開いても、多数の参加は期待できないし、懇親会でつまらない思いをする人が出てしまうと次に続きません。懇親会できもちのよいコミュニケーションが取れるように、工夫をすることにしました。一つは話し方のマナーを紹介する「6つの話し方のヒント」を懇親会のテーマとして掲げること。そして自分の仕事や趣味を紹介することで、話をしやすくする「自己紹介カード」を事前に作成し、当日配布すること。最後に、上司から参加のプレッシャーがかかるのを防ぐため、出欠の確認を一斉送信メールで行うことで、気軽に参加・辞退できるようにすることです。

(6つの話し方のヒント)
 1  意見や考えのおしつけをしない
 2  悪酔いをしない
 3  たくさんの人と話をする
 4  相手の話を否定しない
 5  一回の発言は2分まで
 6  いない人の悪いうわさ話はしない

 懇親会の案内の結果、40人弱の参加者を得ることができました。去年の送別会とほぼ同じ人数なので、これはかなりの出席率です。しかし、話し方のヒントには結構な反発がありました。主な意見は「押しつけがましい」というもので、これ見よがしに、運営メンバーに聞こえるように批判をする人もいたようです。そのような批判が局内のあちこちで起きたため、懇親会運営メンバーが、「6つの話し方のヒント」をテーマとして掲げることに後ろ向きになってしまいました。そしてこういう工夫をしたことについてアンケートで是非をとることにも、さらなる批判を恐れて反対が強くなりました。アンケートは、声の小さい人の意見を吸い上げ、問題点とその解決方法を探るために非常に重要です。
 私は、次のように自分の意見を表明しました。
「懇親会をやろうとしたときの強い反発がありました。今度は、懇親会に反対するような原因(無理矢理参加させるプレッシャーが存在することや、懇親会で嫌な思いをする人がいること)を解決しようとする取組に対して反発を受けています。前者の反発と後者の反発は、恐らく違う人が発信源だと思います。前者は風通しが悪いことで、ダメージを受けている人達。つまり私が助けたい人達です。逆に、露骨な批判をしている後者の人達は、コミュニケーションについての配慮のない、分別のない言動で加害者になってる人達じゃないかと思います。今の職場は見てのとおりの状況ですので、参加してくださった人がみんな楽しめるようにするために、コミュニケーションの仕方に配慮を呼びかける意義は大きいと思います。そして、きちんとアンケートで意見を聞いていないと、参加者の期待に応えられなくなるかもしれません。すると懇親会は直ぐに支持されなくなりなり、再び廃止になってしまうでしょう。無くなってしまうならまだいいです。最悪なのは無理矢理幹事をやらされたメンバーによる、義務的に参加した人達のための懇親会が、儀式として残ることです。」
 この説明の結果、なんとか1人から賛成意見をもらうことができ、「6つの話し方のヒント」の広報と、アンケートを実施することが出来るようになりました。しかも、アンケートの原案に沢山のよい修正意見をもらうことが出来、高い回答率が期待できるアンケートを作ることができました。
懇親会はいよいよ来週。どんな反応が返ってくるか楽しみです。



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≪ 星野芳昭さんを囲む会 1ホームタオ島でジンベイザメとランデブー ≫

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懇親会の企画運営を通じての学び

4月になってあちこちで新人や異動してきた人の歓迎のための懇親会が開催されていますね。今回のお話はその中で板ばさみになったり、様々な価値感の人との意思疎通にご苦労されていることがよく伝わってきました。

是非、今回のご経験を通じて学習が出来ると良いですね。
「・・・・は・・・・なんだなあ」「・・・の際は・・・に留意する」とかです。それを期待しています。

Re: 懇親会の企画運営を通じての学び


星野さん、ご無沙汰しています。
コメントありがとうございます。

丁度去年のメモ帳をめくりながら、
去年仕掛けた取組を振り返っていたところです。
昨年の懇親会については、よかった点と反省点が一つずつあります。

よかった点は、懇親会の運営メンバーと役割分担を手上げ方式で決めたことです。進んでやってくれる人だけで構成される運営チームはモチベーションが高かったです。それぞれがいいアイディアを出し合い、素晴らしい内容の懇親会になりました。運営側も大いに楽しめました。手上げ方式にしたため、運営メンバーがいない課や、3人いる課など、課毎にばらつきが出来ましたが、特に支障はありませんでした。課毎に1名とするといやいやメンバーにならされた人が運営メンバーに参加することになってしまいます。そうするとやらされ間が全体に広がり、運営そのものが楽しくなくなります。こういう活動は形式に縛られず有志でやることが重要だと分かりました。

一番の反省点は、局長や協力的な仲間など、キーパーソンとのコミュニケーション・意思疎通が不十分だったことです。自分の考えは丁寧に説明し、理解してもらってましたが、相手がどのように考えているかは十分には把握できていなかったように思います。そのため自分のやることに付き合ってもらうことは出来ましたが、協働してもらえるところまではいきませんでした。また、私が始めた新しい取組に反発する人達へのコンタクトをサボってしまったことも反省点の一つです。反発する人達の存在は、その周りにいる中立な人達の心情にも影響します。その結果、中立の人達を巻き込むことが難しくなります。今思い返すと、反発している人達の敵愾心を和らげる努力をもう少しやってもよかったように思います。

今回は過去の取組を振り返るよい機会を作って頂きありがとうございます。
今後も「仕掛け」た時の周辺の反応を注意深く感じ取り、
仕掛け方に磨きをかけていきたいと思います。
今年度もよろしくお願いします。

Re: 懇親会の企画運営を通じての学び


星野さん、ご無沙汰しています。
コメントありがとうございます。

丁度去年のメモ帳をめくりながら、
去年仕掛けた取組を振り返っていたところです。
昨年の懇親会については、よかった点と反省点が一つずつあります。

よかった点は、懇親会の運営メンバーと役割分担を手上げ方式で決めたことです。進んでやってくれる人だけで構成される運営チームはモチベーションが高かったです。それぞれがいいアイディアを出し合い、素晴らしい内容の懇親会になりました。運営側も大いに楽しめました。手上げ方式にしたため、運営メンバーがいない課や、3人いる課など、課毎にばらつきが出来ましたが、特に支障はありませんでした。課毎に1名とするといやいやメンバーにならされた人が運営メンバーに参加することになってしまいます。そうするとやらされ間が全体に広がり、運営そのものが楽しくなくなります。こういう活動は形式に縛られず有志でやることが重要だと分かりました。

一番の反省点は、局長や協力的な仲間など、キーパーソンとのコミュニケーション・意思疎通が不十分だったことです。自分の考えは丁寧に説明し、理解してもらってましたが、相手がどのように考えているかは十分には把握できていなかったように思います。そのため自分のやることに付き合ってもらうことは出来ましたが、協働してもらえるところまではいきませんでした。また、私が始めた新しい取組に反発する人達へのコンタクトをサボってしまったことも反省点の一つです。反発する人達の存在は、その周りにいる中立な人達の心情にも影響します。その結果、中立の人達を巻き込むことが難しくなります。今思い返すと、反発している人達の敵愾心を和らげる努力をもう少しやってもよかったように思います。

今回は過去の取組を振り返るよい機会を作って頂きありがとうございます。
今後も「仕掛け」た時の周辺の反応を注意深く感じ取り、
仕掛け方に磨きをかけていきたいと思います。
今年度もよろしくお願いします。

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