行政改革!「みんなの役所」への道

役所は住民のみなさまのもの。そして志をもつ公務員の自己実現の場。そんな役所をつくる知恵、共有しませんか?

スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。

職員満足度アンケートから始める風土改革

今週自分の*分会独自に「職員満足度アンケート」を実施しました。内容は「仕事のやりがい」と「職場の人間関係」への満足度を訊ねるものです。1人1人がやりがいを持って気持ちよく仕事ができることで、役所のサービスも向上する。職員と住民がwin-winになるような組合活動をしたい。そういう思いを持っています。
 労働組合全体で実施している別のアンケートもあるのですが、こちらは労働時間や権利に関することがメインです。私の実感では、労働時間や権利に後者の満足度は高く、それに比べて仕事のやり甲斐や人間関係についての満足度は低いように感じています。なのでこのようなアンケートを実施しました。アンケートの結果は管理職側にも情報提供し、浮き彫りになった課題について改善策を話し合います。このアンケートとその後の取組が役所全体に波及し、管理職側と組合の両方を変えるきっかけになることを期待しています。

「満足度アンケート」抜粋

1-1 職場の人間関係に関する次の項目について,現状への「満足度」とあなたにとっての「重要度」を5段階でお答えください。
・チームワークがよく役割分担ができていること。
・職員同士で感謝の言葉をかけ合うこと。
・目を見て笑顔で挨拶ができること。
・自分の意見を気軽に言えること。
・何でも相談できること。
・嫌味や悪口を言われることがないこと。

2-1 仕事のやりがいに関する次の項目について、現状への「満足度」とあなたにとっての「重要度」を5段階でお答えください。
・会議やミーティングの議論から新しい発想や合意が生まれること。
・議論の後には実践が伴うこと。
・悪い情報が歪められず上層部に伝達されること。
・担当業務に関して十分な裁量を与えられていること。
・内部資料作りに追われるということがないこと。
・慣行・慣例・前例にとらわれず、業務改善の提案ができること。
・判断材料として住民の利益が重視されること。
・減点主義よりも加点主義であること。

 このアンケートは、分会のメンバーを始め、大学の先生や、他の自治体の職員にアドバイスをもらいながら作成しました。頂いたアドバイスで特にありがたかったのは次のようなものです。

・影響が大きそうでかつ具体的な事象を挙げる。
(○業務改善の提案がうけいれられること、×誇りを持って仕事ができること)
・設問事項はすべて体言止めとする。
(○・・・こと。OR・・・名詞、×・・・できる。・・・感じる。)
・設問意味間の重複をさけること。
(×:「仕事にやりがいを感じる」≒「誇りを持って仕事ができる」)
・遊び心が足りない。イラストや絵文字を入れて雰囲気をやわらかくすると良い
・max70名なら、自由記述のウエイトを大きくして、具体的な課題を聞いては。管理職とタイアップして改善方法を検討するなら、より具体的な課題が見える方が入りやすい。
・アンケートに回答する時、その事象を自責と考える人と、他責と考える人では、まったく異なるので注意が必要

 こんなアンケートを企画した私ですが、現在の職場に大きな不満があるわけではありません。逆に管理職のみなさんにはけっこう努力して頂いているのを感じています。なので、今回のアンケート結果が満足度の高かった項目については、管理職のみなさまの努力に感謝の言葉を述べたいと思っています。もちろんよい点を継続してもらいたいというのもあります。

 来週末には結果が出ます。楽しみです。

*分会 わが役所の労働組合の最小単位。当分会は約70名で構成。

スポンサーサイト

作成書類の見直しから始める風土改革

 昨日は父の日ということで、鹿児島で単身赴任中の父に電話をしてみました。「お前から父の日の電話なんて初めてだなあ。どうしたんだ?」と気持ち悪がられたのですが、よい話が聞けました。父は某企業で管理職をしているのですが、年度初めの挨拶で「楽しく働ける職場作りをしたい」と話したと言っていたのが気になっていたので、その後の状況を尋ねてみました。

 すると、大いばりで「うちの職場はめちゃくちゃ雰囲気がいいよ!」と自慢をされました。今やっている活動は、現在作成している文書を全て棚卸し、無駄な文書の作成をなくしていこうという取組だそうです。その取組では1人1人が自分の担当する仕事について考え、それを上司やミーティングで発表したりしながら検討をしていくそうです。他の部署では、この活動についてやらされ感が強く、あまり評判がよくないそうですが、父の部署では全員参加で、みんなが楽しそうにワイワイやっているそうです。視察にきた人が驚いていたんだ、と自慢していました。書類の棚卸しとはまためずらしい活動だと思ったので、その始まりを聞いてみたところ、コンサルさんの支援を受けながらやっているTPMという活動の一環だと教えてくれました(TPMについてはこちら)。なぜ全員参加になっているのか理由が気になり、上手く言っている秘訣を聞いてみました。

 父が考える一番の理由は飲み会が多く、週に2回くらい行っていること。そういうところで人間関係を作っているから、職場の雰囲気がいいということです。いってといっていました。

 やはり飲み会の効果は大きいようです。もっとも若い人には人気がありませんが。それと無駄な書類の洗い出しというのは、身近なことですし、成果が誰でも実感できます。風土改革の最初のきっかけにはいいかもしれないな、と思いました。何となしにかけてみた父の日の電話でしたが、なかなかよい成果が得られてよかったです。

一方通行コミュニケーションの弊害

 前回の記事では、悪口が飛び交う環境が無駄な仕事の温床になっている、という仮説を紹介しました。そして無駄な仕事の一つの例として、文書の作成に拘って、膨大な時間をかけることをあげました。しかし、一方で文書力は公務員にとって非常に大切です。このブログも文書力向上の修行のためにやっています。文書力を磨くために意見交換することには意味があります。

 そういえば、例の起案を作るときに上司がいっていました。「あなたに事案をとりまとめた資料の作り方を覚えてもらいたい。」と。教育が目的なら、折角私のためを思ってしてくれたことに対して反感を感じたことを反省しなければいけません。

 しかし、修正指導が一方的で、私が原案でなぜそういう表現をしたのか、や、上司の修正案への反対意見を言う機会が与えられなかったのがよくなかったと思います。文書表現は十人十色。誰かの文章を訂正しようと思って原案の理由を聞いてみたら、新たな視点が見つかり、「じゃあ私の案より原案の方がいいね」ということはよくあります。最初に修正を加えてくださった上司は、私の意見を聞きながら一緒に検討してくれたのでよかったです。しかし、その上の上司は、自分の修正について確信に満ちたいいぶりで、部下の意見を聞く姿勢は見られませんでした。なので、最初に修正をした上司は一切口を挟まず、はい、はい、と指示に従っていました。いつものことなので、僕も口を挟まず、黙っていました。上司の上司が修正する理由は聞きましたが、私の原案の方がよいと思いました。なおのこと不満が残りました。

 生産的な仕事をするためには、誰が発言したかに関係なく、フラットな関係で意見を言い合える風土が大切だと改めて感じました。一方通行のコミュニケーションでは、1+1+1=3以上になりません。今回は1.5くらいでしょうか。それに、ヒエラルキーの低い者ほどモチベーションが下がります。
 とはいえ、一連の上司の指導で幾つか気付きがあったのも事実です。これはありがたいことです。感謝すべき部分は感謝し、不満ばかりに囚われないようにしないといけません。





口悪の矯正から始める風土改革

 昨日、通勤時に職場の友人と出会い、話をしながら出勤しました。その時の友人の言葉が今でも頭に残っています。「うちの職場ってなんであんなに悪口を言い合うんでしょうね?というか、首長部局はどこもそうですよ。以前教育委員会にいたときは、そんなことはなかった。特に子供に向けて話す言葉は、その子の将来に結びつくこともあるので、慎重に言葉を選んで話をしました」。
 確かにうちの役所では陰口を頻繁に耳にします。特に今の職場はひどいです。今日耳にした言葉で覚えているものだけでも、こんなものがありました。「こんなことも分からないのは恥ずかしいね」「なんだこの恥ずかしい文書は、何年公務員やってるんだ」「あの人はものをしらんね~」「2年目なのにそんなことも知らないの?」矛先は、そこにいない職員や事業者さん、そして目の前にいる後輩職員です。そういう言葉を聞くのは、自分に向けられたものでなくても気分が悪いです。

 そんな悪口の幾つかは、私の起案に複数の上司がよってたかって修正を加えているときに耳にしました。私は文書を直されるのはあまり好きではありません。あんまり度重なるとつい嫌な顔をしてしまいます。誤字脱字ならともかく、表現は10人いたら10とおりです。複数人で推敲してたらきりがありません。しかも役所内部で完結する文章です。さらに不満だったのは文書の中身についてほとんど触れられなかったことです。それだけ推敲する時間があれば、案についての質問や、背景の質問、アドバイス、案の実施についての励ましなんかがあってよさそうなものです。一番大切にしているのは”体面”なんだなあ、と改めてがっかりしました。

 そんなことを悶々と考えていると、ふとあることに気が付きました。やたらと文書に拘るのは、悪口を言い合う風土と関係があるのでは?ということです。やたらとあげあしを取って悪口をいう人がいる環境では、自分の名誉を守るために、60点でいいような文書にやみくもに時間をかけて120点を取ろうとする動機が働くのでは、ということです。周りに自分のことを前向きに捉えてくれる人が多ければ、そんなことにはならないでしょう。実態は、ミスを見つけることにやっきになり、ひとの悪口を言っては得意になっている人が少なからずいます。そんな環境だから、役所内で交わされる往復文書であれ、課内で回覧するだけの聞き取りや復命であれ、慎重に文書を作成するようになるのでしょう。けなしあったり揚げ足をとりあう風土が,文書に限らず、非生産的な守りの仕事,アリバイ作りの仕事を増やしているのではないか、ということに思い当たったのです。

 この仮説が正しいとすると、職場内、職場間、役所間での関係を改善することで、内部文書の徹底的な推敲のような、非生産的な仕事を減らすことができます。そのためにはコミュニケーションをよくするために、学校の先生が生徒のことを考えて慎重に言葉を選ぶように、それぞれが(内部文書の推敲はほどほどにして)自分の発する言葉の表現に気を配るようになればいいと思います。また一つ新しいテーマが出来ました。
 そういう私自身も、コミュニケーションをよくするために、つい感情が表に出てしまうのを直さないといけません。

結婚お祝いメッセージ

 今日は卒業して以来の高校の同級生から電話がありました。僕の仲のよかった友達が結婚したから、披露宴で紹介するお祝いメッセージを録音させて欲しいと頼まれたのです。

 いきなりだったので、ちょっととまどってしまいました。とりあえず、結婚する友達が今何をしてて、どこに住んでて、どんな人と結婚するのか等聞きながら時間を稼いぎ、気持ちを整えました。それから「じゃあいいですか?」と断って、元気よくお祝いメッセージを吹き込みなした。
 「こんばんは、○○です。お久しぶり! ○○さん、結婚したんだってね。おめでとう!幸せになってください!」
 ん~、われながら何のひねりもないなあ、と思いつつ。「こんな感じでいいですか?」と確認しました。すると、「スゴイよかったですよ~、気持ちがこもってて!すごくよかったです。ありがとう。みんなあまり抑揚がなくって・・・きっと喜んでもらえます。」と思いのほか褒められてしまいました。先週FMに出演して、うちの役所の行事を10分ほどPRしたんですが、その時事前に「言葉と声の磨き方」という本を参考に発声練習をしたんです。それがよかったのでしょう。そういえば、FMの後も、DJから「とてもよかったので、是非また出演してください!」と言ってもらえました。

 8月には、また別の友達の結婚式の二次会の司会を頼まれていて、司会の勉強もしないといけないと思っていました。この機会もいい成長のきっかけと考えて、しっかり司会の勉強をしようと思います。コーディネーターとしてのレベルアップにも繋がるでしょう。いろいろな「本番」を機会と捉え、いろいろ能力を高めていきたいと思いました。

飲み会から始める行政改革

 5/21の記事で紹介した局懇親会が、大成功に終わりました。開催すること自体に大反対があり、二回挫折(課長会議、労働組合分会)を経て、なんとか実施した懇親会でしたが、97%の出席者の方から"楽しめた"とご回答頂けました。出席率は44%で、10人の退職者を送った去年の送別会レベルの出席率となりました。その他のアンケートの結果は次のようなものでした。
 職務と趣味を記載した自己紹介カードは会話のネタの役に立ったようで、60%の人から"あってよかった"と支持されました。
「懇親会の6ヶ条」については、あってよかった、が37%。ないほうがよい、が31%でした。前評判ではかなり反対の声が大きかったですが、実際は賛成の声の方が大きかったです。サイレントマジョリティーの小さい声を拾うには、匿名のアンケートが必要であることが確認できました。小差ですが、賛成多数だったので、またこういう企画を胸を張って実施できます。ほっと一安心です。
 運営チームで実施に反対のあったアンケートも回答率90%と多くの参加者に協力して頂くことができました。
「もし納涼会が開催されたら参加しますか?」という本音を探るための質問(納涼会の実施予定は無し)にも、参加したいが71%、参加してもいいが23%でした。
 始めと終わりの乾杯はそれぞれくじ引きで決めたんですが、これがけっこうウケました。偉い人の挨拶無しというのもよかったようです。

 今後の改革プランですが、今のところ、次のようなシナリオを考えています(半年前からずいぶん変わりました・・・)。

(1) 提案が出来る雰囲気作り
 ・局懇親会
 ・コミュニケーションのマナーアップ(懇親会6ヶ条やその紹介メール)
 ・組合活動(やり甲斐を感じられる職場作りへの協力を当局に要望)
  ↓

(2) 風土の問題抽出
 ・組合分会で実施するやり甲斐アンケート(6月、1月)
 ・当局へ改善を要望
  ↓

(3) 問題解決検討チーム
 ・局全体から招集
  ↓

(4) 局・課のビジョンを設定
 ・目標を持って仕事ができるようにする
  ↓

(5) 業務の評価
 ・ビジョンに照らして現状を評価、問題点を抽出
  ↓

(6) 業務改善
 ・業務のビルドアンドスクラップ
 ・ 夕張や社会保険庁のような激変、給与カットなどを予防する。


 さて、再来週は部署対抗ソフトボールが開催されます。今年は去年の倍22人の選手が局のチームに登録されました。ソフトボールの担当者から、こんなに集まりがいいのは懇親会のお陰だよ、といってもらえました。「どうすれば役所は変われるのか」では、風土改革に取り組んだ三重県職員のこんな言葉が紹介されています。

 「組織風土改革というものは、
  多くの人にとっては無意識に始まり無意識に終わるもので、
  それを意識してとらえることはけっこう難しい」

 僕は少し手応えを感じています。職場の雰囲気がだんだんよくなりつつあります。今後の展開が楽しみです。


公務員の組織風土改革世話人交流会in直島

 先週は「公務員の組織風土改革世話人交流会in直島」に参加しました。日本全国の各自治体で、役所の変革にチャレンジしている公務員の交流会です(詳細はこちら)。今回の交流会には北は新潟、南は熊本から、合計28名の参加がありました。プログラムは次のようなものです。

1日目
・1分間自己紹介
・主催者側である香川県から自らの取組の紹介
・3つの分科会に分かれて、分科会の前半の部
・バーベキュー
・懇親会

2日目
・第2分科会の後半
・全体会
・お昼に解散

 分科会は3つあり、第1分科会はこれから取組を始めようという人向け。第2分科会は今取組をしているが壁にぶつかっている人向け。第3分科会は、仕事で改革を進めなければいけない人向けでした。私は第2分科会を選択しました。
 丁度今、先日の記事でご紹介したとおり、局の懇親会を通じて風通しのよい職場作りにチャレンジしています。しかし、肝心の”しかけ”(「6つの話し方のヒント」や自己紹介カード、アンケートの実施等)に対して反発が強く、運営メンバーの中でも反対意見が多く上がるようになり、困っていました。そこで、この問題を解決するヒントが得られないか、ということでこの分科会を選択しました。残念ながら、自分の活動への抵抗(ぶつかっている壁)にどう対処するか、という課題の答えは見つかりませんでした。そのかわり、参加者との交流を通じて沢山の気付きを得られました。パット思いつくものをつらつらと書き連ねてみます。

N市職員さんからは、チャレンジする勇気と自信を頂きました。
・自分の本来の仕事に必死で取り組むことで、職場で支援とポジションが得られるようになる。
・どんなにひどいバッシングを受けても、自分の思いを保ち続けることが大切。
・自分が笑顔になって初めていい仕事ができる。

S県職員さんからは、素敵なコーディネーターのお手本を見せてもらいました。
・素敵な人なつっこい笑顔
・ユーモアのセンス
・相手の話を引き出す質問

S県職員さんからはスポンサーの見つけ方を教わりました
・遺言シリーズと称して部長級の職員に話をして貰う機会を設け、どんな思いで仕事をしてきたか話して貰う。そうやって話を聞かせて貰った人が活動を後押ししてくれ、その後の活動の発展に繋がった。

某コンサルトさんからはファシリテーションのヒントを貰いました
・コーディネーターが用意をしすぎると、参加者が自分の話したいことを話せなかったり、聞きたいことを聞けなかったりして、参加者が消化不良になる。
・参加者の表情を慎重に観察しながら発言する。

H県職員さんからは、自分を律すること、そして必死になることの大切さを教えてもいました
・常に全力投球。何処かで少しでも妥協し出すと、それが一気に全体に波及する。
・仕事を緊張感を持ってやることでプライベートも充実する。
・先の大きな目標があるから、気に入らない上司なんかにおべっかを言ったりもできる
・若者は長いスパンで考えすぎる嫌いがある。瞬間瞬間を大切に。

某コンサルタントさんからは”ぶつかり”の大切さに気付かせて貰いました
・和を保とうとする力が、議論を無理矢理収束させようとする。それではいけない。本音のぶつかり合いはとても大切。

 などなど、数え上げたらきりがありません。

 そして最後にもう一つ。
 今回一緒に参加した近くの自治体の職員と、県内の若手自治体職員の交流会を立ち上げることになりました。今回の交流会でモチベーションが高まり、こういう繋がりができたことは、なによりの収穫です。新しい展開が楽しみです。


Home

プロフィール

公務員の☆

公務員の☆

カテゴリー

最近の記事

月別アーカイブ

最近のコメント

最近のトラックバック

Amazon検索

リンク

上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。